2. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Steuerberater, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.
welche Kategorien personenbezogener Daten gespeichert werden (z.B. Adressdaten, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten)
zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet werden
gegenüber welchen Empfängern oder Kategorien von Empfängern die Daten offengelegt werden (z.B. Versanddienstleister, Zahlungsdienstleister) und insbesondere ob wir die Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder an eine internationale Organisation übermitteln
welche Kategorien personenbezogener Daten gespeichert werden (z.B. Adressdaten, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten)
zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet werden
gegenüber welchen Empfängern oder Kategorien von Empfängern die Daten offengelegt werden (z.B. Versanddienstleister, Zahlungsdienstleister) und insbesondere ob wir die Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder an eine internationale Organisation übermitteln
Außerdem sind Sie berechtigt, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten
Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörig-keit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer,
Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Telefax-Nummern, E-Mail-Adresse,
Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels-, Gesellschafts- und Vereinsre-gistern,
bei Grundstückskaufverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer (Steuer-ID),
in bestimmten Fällen für notarielle Urkunden, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbver-trägen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögens-werten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen,
in bestimmten Fällen für notarielle Urkunden auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten und
eine Information darüber zu erhalten, ob Sie als Betroffener aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Grundlagen verpflichtet sind, personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen und welche Folgen es hat, wenn Sie die Daten nicht bereitstellen.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Die Datenverarbeitung im Rahmen eines anwaltlichen Mandats erfolgt, um Sie als Mandanten beraten und vertreten zu können, mit Ihnen korrespondieren zu können, zur Zahlungsabwicklung und zur Geltendmachung und Abwicklung von evtl. vorliegenden wechselseitigen Ansprüchen aus dem Mandat. Die Verarbeitung erfolgt zu den oben genannten Zwecken und auf Ihre Anfrage hin auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverord-nung (DS-GVO).
Als Notarin bin ich, Alexandra Brehm-Kaiser, Trägerin eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstä-tigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geord-neten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öf-fentlicher Gewalt (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Ihre Daten werden verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsge-schäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Da-ten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmung, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsge-setz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Ver-pflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.
Weiter erfolgt die Datenverarbeitung, soweit die Verarbeitung nicht bereits aus Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO gerechtfertigt ist, aus unserem berechtigten Interesse an einer Rechtsverfolgung und -verteidigung und auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buch-stabe f DS-GVO zu den genannten Zwecken und ist für die angemessene Bearbeitung der An-sprüche erforderlich.
4. An wen geben wir die Daten weiter?
Als Rechtsanwälte und als Notarin unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (z. B. Anwaltsgeheimnis).
Ihre Daten werden daher nur auf der Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO weitergegeben, wenn dies für die Abwicklung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist, z. B. Weitergabe an Gegner, Gerichte und Behörden, um Ihre Rechte geltend zu machen bzw. Sie gegen Ansprüche Dritter zu verteidigen. Die weitergegebenen Daten dürfen von Dritten aus-schließlich für die genannten Zwecke verwendet werden. Weiter dürfen wir Ihre Daten nur wei-tergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels-, Gesellschafts- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Berufs- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notar-kammer oder die Dienstaufsichtsbehörde der Notarin verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO.
Die oben genannte Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten sind unsere berechtigten Inte-ressen an einer ökonomischen und funktionellen Arbeitsweise der Kanzlei, Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO. Unsere IT-Landschaft betreut unser IT-Dienstleister Sittig Technologies GmbH, Goldgewann 4, 65931 Frankfurt am Main, mit dem wir eine Vereinbarung zur Auftragsver-arbeitung geschlossen haben.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgege-bener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.
5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Auftrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Beteiligter in einem Drittland ansässig ist.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nach § 50 Absatz 1 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) hat der Rechtsanwalt Handakten für die Dauer von sechs Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, aufzubewahren.
Nach § 5 Absatz 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewah-rung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungspflichten:
Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkun-densammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre und
Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungszeit bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes we-gen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, wie z. B. Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernich-tet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und han-delsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafge-setzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DS-GVO ein-gewilligt haben.
7. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht: Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Auftrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Beteiligter in einem Drittland ansässig ist.
Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, gemäß Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen,
Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespei-chert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen vgl. Artikel 15 DS-GVO,
Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Artikel 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist,
von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Artikel 18 DS-GVO),
Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, gemäß Artikel 20 DS-GVO,
der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO verarbeitet wer-den, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation er-geben, gemäß Artikel 21 DS-GVO,
der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich als Notarin, meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausü-ben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situa-tion ergeben und
sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden, ge-mäß Artikel 77 DS-GVO.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Postfach 31 63
65021 Wiesbaden
Telefon: 0611 - 140 89
Telefax: 0611 - 140 900
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Internet: www.datenschutz.hessen.de
Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.
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